วิธีหลีกเลี่ยง Overbooking OTA - คู่มือฉบับละเอียดสำหรับโรงแรม

Overbooking OTA คืออะไร?

Overbooking เกิดขึ้นเมื่อโรงแรมรับการจองห้องพักซ้ำซ้อนในห้องเดียวกันหรือจำนวนห้องที่เท่ากันในวันเข้าพักเดียวกัน ข้อผิดพลาดนี้มักเกิดขึ้นเมื่อโรงแรมขายห้องพักบนหลายช่องทาง OTA (Booking.com, Agoda, Expedia...) โดยที่ไม่ได้อัปเดตจำนวนห้องว่างให้ทันท่วงที

ผลกระทบของ overbooking นั้นรุนแรงมาก: ลูกค้ามาถึงแล้วไม่มีห้องพัก, ได้รับการรีวิว 1 ดาว, การร้องเรียนบนโซเชียลมีเดีย, ถูกปรับจาก OTA และสูญเสียความเชื่อมั่นจากลูกค้า

สาเหตุที่ทำให้เกิด overbooking

1. การอัปเดตห้องว่างด้วยตนเอง

เมื่อลูกค้าจองห้องพักบน Agoda คุณต้องล็อกอินเข้าสู่ Booking.com, Expedia, Traveloka... เพื่อลดจำนวนห้องว่าง หากลืมอัปเดตแม้เพียงช่องทางเดียว ห้องพักจะยังคงแสดงสถานะว่าว่าง → ลูกค้าจองเข้ามา → เกิด overbooking

2. ระยะเวลาในการซิงค์ข้อมูลล่าช้า

บางระบบจะซิงค์ข้อมูลห้องว่างทุกๆ 15-30 นาที ในช่วงเวลานั้น ลูกค้า 2 คนอาจจะจองห้องเดียวกันผ่าน 2 ช่องทางที่แตกต่างกันได้

3. การไม่จัดการ allotment

Allotment คือจำนวนห้องพักที่จัดสรรให้กับ OTA แต่ละแห่ง หากจัดสรรผิดพลาด (ยอดรวม allotment มากกว่าจำนวนห้องที่มีอยู่จริง) overbooking จะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน

4. ข้อผิดพลาดในการจัดการการจอง

พนักงานจดบันทึกวันที่ผิด, ประเภทห้องผิด หรือลืมอัปเดตระบบหลังจากรับการจองผ่านทางโทรศัพท์

วิธีหลีกเลี่ยง overbooking OTA

ใช้ Channel Manager ที่ซิงค์ข้อมูลแบบ real-time

นี่คือวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุด Channel Manager อย่าง SCO Hotel PMS จะซิงค์ข้อมูลห้องว่างบนทุกช่องทาง OTA โดยอัตโนมัติภายในไม่กี่วินาที เมื่อมีการจองห้องพัก ระบบจะลดจำนวนห้องในทุกช่องทางทันที ทำให้ปัญหา overbooking แทบจะหมดไปอย่างสิ้นเชิง

ตั้งค่า allotment ให้ถูกต้อง

ยอดรวม allotment สำหรับ OTA ทั้งหมดต้องไม่เกินจำนวนห้องที่มีอยู่จริง ตัวอย่างเช่น หากคุณมี 20 ห้อง ไม่ควรจัดสรร 15 ห้องให้ Booking.com + 10 ห้องให้ Agoda = 25 ห้อง (ซึ่งเกิน 20 ห้องที่มีอยู่จริง) ควรใช้โหมด "available" เพื่อให้ OTA ขายได้จนกว่าห้องพักที่มีอยู่จริงจะหมด

ปิดการขายบน OTA เมื่ออัตราการเข้าพักสูง

เมื่อโรงแรมมีอัตราการเข้าพักถึง 90-95% ให้ปิดการขายบน OTA เพื่อเก็บห้องไว้สำหรับการจองโดยตรง (ไม่ต้องเสียค่าคอมมิชชั่น) Channel Manager ช่วยให้สามารถปิด/เปิดการขายตามอัตราการเข้าพักได้โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนการรับการจองที่ชัดเจน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานอัปเดต PMS ทันทีหลังจากรับการจองผ่านทางโทรศัพท์, อีเมล หรือ walk-in เพื่อไม่ให้มีการจองใดๆ ตกหล่นอยู่นอกระบบ

Channel Manager SCO ช่วยหลีกเลี่ยง overbooking ได้อย่างไร?

SCO Hotel PMS รวม Channel Manager เข้ากับการซิงค์ข้อมูลแบบ real-time:

• ซิงค์ข้อมูลทันที: การจองใหม่จากช่องทางใดก็ตามจะปรากฏบน PMS ภายในไม่กี่วินาที
• อัปเดตห้องว่าง: จำนวนห้องว่างจะลดลงในทุก OTA ทันที
• ซิงค์ราคา: การเปลี่ยนราคาบน PMS จะถูกส่งไปยังทุกช่องทางโดยอัตโนมัติ
• แจ้งเตือน overbooking: ระบบจะแจ้งเตือนเมื่อตรวจพบการจองที่ซ้อนทับกัน
• การจัดการ allotment: จัดสรรห้องพักให้แต่ละ OTA และปรับเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเมื่อมีการจอง

เปรียบเทียบการจัดการ OTA ด้วยตนเองกับ Channel Manager

คำถามที่พบบ่อย

Channel Manager ช่วยกำจัดปัญหา Overbooking ได้ทั้งหมดหรือไม่?

การซิงค์แบบเรียลไทม์ช่วยกำจัดปัญหา Overbooking จาก OTA ได้เกือบทั้งหมด อย่างไรก็ตาม Overbooking ยังคงเกิดขึ้นได้หากรับการจองนอกระบบ (โทรศัพท์, Walk-in) โดยไม่ได้อัปเดตใน PMS

การเชื่อมต่อ Channel Manager ใช้เวลานานไหม?

ไม่ ทีมงาน SCO พร้อมช่วยเหลือในการเชื่อมต่อ OTA โดยใช้เวลาเพียง 15-30 นาทีต่อช่องทาง

ค่าใช้จ่ายสำหรับ Channel Manager คือเท่าไหร่?

แพ็กเกจฟรีของ SCO PMS รวม Channel Manager ในตัว ฟรีสำหรับห้องพักสูงสุด 5 ห้อง

เริ่มต้นหลีกเลี่ยง Overbooking ตั้งแต่วันนี้

ลงทะเบียน SCO Hotel PMS ฟรี และเชื่อมต่อกับ Booking.com, Agoda, Airbnb, Traveloka ได้ตั้งแต่วันนี้

ลงทะเบียนทดลองใช้ฟรี หรือ ติดต่อเพื่อขอคำปรึกษา