Hotelmanagementsoftware en directe kamerverkoop

SCO HOS is een operationeel softwareplatform voor de hospitality- en reissector dat bedrijven helpt bij het centraal beheren van kamers, reserveringen, klanten, diensten, omzet en dagelijkse operationele activiteiten op hetzelfde systeem.

Het huidige ecosysteem omvat Hotel PMS, Channel Manager, Booking Engine, SCO Tour, SCO Restaurant, SCO Transport en SCO CRM. De modules delen klantgegevens, diensten en rapportages, waardoor gegevens niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd tussen afdelingen.

U kunt beginnen met een module die het beste aansluit bij uw huidige bedrijfsactiviteiten en deze later uitbreiden wanneer nodig. Het inschakelen van extra modules vereist geen herinstallatie van het systeem of datamigratie.

Ja. Het systeem draait in een webbrowser, dus medewerkers en managers hebben toegang vanaf een computer, tablet of telefoon zonder dat er afzonderlijke software geïnstalleerd hoeft te worden.

PMS kan worden geïmplementeerd voor hotels, resorts, homestays, villa's, boutique hotels en accommodaties die centraal beheer nodig hebben. De configuratie wordt aangepast aan de omvang en werkwijze van elke accommodatie.

Het systeem beheert de kamerlijst, kamertypes en kamerstatus; het stelt het personeel in staat om direct reserveringen aan te maken, in- en uitchecken uit te voeren en gastgegevens te registreren binnen dezelfde workflow.

Ja. U kunt meerdere kamertypes, meerdere prijslijsten, tarieven voor het hoog- of laagseizoen, tarieven per dag van de week en een afzonderlijk prijsbeleid configureren volgens uw bedrijfsstrategie.

Ja. Extra diensten (minibar, wasservice, spa, eten en drinken, shuttleservice…) worden vastgelegd in de boeking om te worden bijgehouden en samen met de kamerfactuur te worden betaald wanneer de gast uitcheckt.

Ja. Het systeem ondersteunt een multi-property model: beheer van meerdere locaties, autorisaties per locatie en het inzien van gecentraliseerde rapportages, afhankelijk van het servicepakket en de implementatieconfiguratie.

Ja. Het Free-pakket ondersteunt maximaal 5 kamers met de kernfuncties. U kunt upgraden wanneer u meer kamers nodig heeft of de Channel Manager wilt gebruiken.

Ja. De afdeling huishouding werkt de schoonmaakstatus rechtstreeks bij op mobiele apparaten, waardoor de receptie de kamerstatus in real-time ziet en handmatige communicatie tussen afdelingen wordt verminderd.

Momenteel nog niet. Het uitgeven en beheren van sleutelkaarten gebeurt nog steeds op het eigen deurslotsysteem van de accommodatie. Mogelijke integratie kan in de toekomst worden overwogen, afhankelijk van de marktbehoefte en de koppelingsmogelijkheden van elke leverancier van deursloten.

Het systeem ondersteunt koppelingen met Booking.com, Agoda, Expedia, Airbnb, Traveloka en kan worden uitgebreid via Channel Manager-partners om nog meer verkoopkanalen te koppelen.

Voor kanalen die succesvol zijn verbonden en gemapt, synchroniseert het systeem de kamerbeschikbaarheid, prijzen en kamerstatus; boekingen van OTA's worden in het systeem geïmporteerd, waardoor handmatige invoer wordt verminderd.

Ja. De kamervoorraad wordt gesynchroniseerd tussen de receptie, de website en OTA-kanalen, waardoor het risico op overboeking van het werkelijke aantal kamers wordt verminderd. Alle boekingen uit meerdere kanalen worden gevolgd via één interface.

Controleer eerst de verbindingsstatus, de configuratie van kamer-/prijsmapping en de operationele status van het kanaal. Als de oorzaak bij de API of het systeem van een derde partij ligt, zal het SCO-ondersteuningsteam samenwerken met de leverancier om het probleem op te lossen.

Ja. De Booking Engine wordt geïntegreerd in uw website, ondersteunt kortingscodes en promoties; boekingen die via de website worden gemaakt, worden rechtstreeks gesynchroniseerd met het beheersysteem, wat helpt het aantal rechtstreekse boekingen te verhogen en klantgegevens te behouden.

Ja. Het systeem biedt omzetrapportages, bezettingsgraad, de structuur van boekingsbronnen en de prestaties van elk verkoopkanaal om bedrijfsresultaten te monitoren.

SCO Tour beheert tourproducten, vertrekschema's, prijzen per seizoen en per klantengroep, boekingen en gastenlijsten, ingekochte diensten en bijbehorende kosten — van offerte tot eindafrekening van de groep.

Ja. U volgt dienstverleners (hotels, vervoer, restaurants, toegangskaarten), reisleiders en openstaande posten van partners per groep, ten behoeve van de afstemming van kosten en winst.

Ja. Accommodatiediensten in de tour kunnen worden gekoppeld aan het Hotel PMS, terwijl gasteninformatie en transactiehistorie worden gedeeld met SCO CRM voor nazorg na de reis.

De restaurantmodule beheert de tafelindeling, het menu, bestellingen, printen voor keuken/bar, betalingen, shifts en verkooprapportages per item, per shift of per bedieningszone.

Ja. Bij gebruik in combinatie met Hotel PMS kan de restaurantrekening worden geboekt op de boeking van de verblijvende gast en in één keer worden betaald wanneer de gast uitcheckt.

Het systeem ondersteunt het registreren van grondstoffen, receptdosering per gerecht en het volgen van de in- en uitslag van de voorraad, wat helpt bij het controleren van de kostprijs en verspilling tijdens de operationele processen.

SCO Transport beheert het wagenpark, chauffeurs, planningsroosters en ophaal- en brengverzoeken — van luchthavenshuttles voor hotels tot het inzetten van voertuigen voor tourgroepen.

Ja. Bij elke rit worden de route, chauffeur, het voertuig, de gemaakte kosten en de bijbehorende omzet geregistreerd, ten behoeve van rapportages over de operationele efficiëntie per voertuig of per route.

CRM centraliseert gegevens van klanten en potentiële klanten, beheert de transactiegeschiedenis, segmenteert klanten en volgt verkoopkansen en klantenzorgcampagnes vóór — tijdens — na de reis op.

Ja. Wanneer hetzelfde platform wordt gebruikt, worden klantprofielen en de geschiedenis van verblijf, tours en diensten gebundeld in het CRM, zodat het verkoop- en klantenserviceteam inzicht heeft in de volledige klantreis.

De tijdsduur hangt af van de omvang, het aantal kamers, het aantal gebruikers, de integratievereisten en de mate van maatwerk. Een standaardconfiguratie kan binnen enkele werkdagen live gaan; complexere systemen vereisen extra tijd voor inventarisatie en configuratie.

Gegevensconversie kan worden ondersteund, afhankelijk van de datastructuur van het oude systeem, het type te overdragen gegevens en de omvang van de implementatie. Het technische team zal de situatie eerst analyseren voordat er een aanpak wordt overeengekomen.

Ja. SCO HOS kan worden geïnstalleerd op een server of computer op locatie. Bij gebruik binnen het LAN-netwerk hebben de receptie, huishouding en POS-terminals allemaal toegang en blijven de interne activiteiten gewoon werken wanneer het internet uitvalt — maar functies die een externe verbinding vereisen, zoals OTA, online betalingen of Cloud-synchronisatie, worden tijdelijk onderbroken totdat de netwerkverbinding is hersteld.

Cloud is geschikt als u snel wilt implementeren, niet zelf de server hoeft te beheren en toegang vanaf meerdere locaties nodig heeft. Self-hosted is geschikt als u de controle wilt behouden over de infrastructuur en data, en lokaal wilt kunnen blijven werken, zelfs bij internetuitval. Een hybride model is ook mogelijk als u zowel lokale werking als een OTA-verbinding nodig heeft.

Het systeem draait op een cloudplatform met back-up- en gegevensbeschermingsmechanismen volgens de infrastructuur en het geïmplementeerde servicepakket. Beheerders wijzen toegangsrechten toe op basis van de rol van elke medewerker, en belangrijke beheeracties worden geregistreerd voor operationele controle.

Ja. SCO HOS is ontwikkeld met een open benadering en maakt verbinding met externe diensten via API's. Het integratieniveau hangt af van de API en de ondersteuningsmogelijkheden van het systeem van de partner; verbindingen met OTA's, betalingsgateways of elektronische facturen zijn deels afhankelijk van het beleid van de leverancier.

Ja. SCO Vietnam biedt begeleiding en training in het gebruik tijdens de implementatie en blijft daarna ondersteuning bieden via de contactkanalen. Bij incidenten met betrekking tot systemen van derden is de verwerkingstijd afhankelijk van de desbetreffende leverancier.